Fattura con Billy

Il nuovo obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione

È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 22 maggio 2013, n. 118 il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013, n. 55 recante "Regolamento in materia di emissione, trasformazione e ricevimento della fatturazione elettronica da applicarsi alle Amministrazioni Pubbliche".

Ai fini di semplificare e snellire i processi di gestione interna delle fatture da parte dell'Amministrazione Pubblica, che inevitabilmente comporterà anche un beneficio in termini economici, il Legislatore ha avviato un processo di digitalizzazione dei documenti.

Nello specifico, d'ora in poi i soggetti che intrattengono con le Pubbliche Amministrazioni rapporti di tipo commerciale sono tenuti a rilasciare fatture esclusivamente in formato elettronico.

Il formato e il contenuto della fattura elettronica

Il formato della fattura

La fattura elettronica è un documento in formato XML (Extensible Markup Language) che viene emesso e ricevuto esclusivamente in formato elettronico e che consente di salvaguardare l'integrità dei contenuti e l'univocità del soggetto che ha emesso la fattura stessa. Ciò significa che ogni successiva modifica alla fattura sarà tracciata e con essa verrà costantemente monitorato anche il pagamento.

Il contenuto della fattura

La fattura elettronica deve contenere tutti gli elementi obbligatori di quella cartacea come indicati all'articolo 21 D.P.R. 633/72, a cui si aggiungono altri tre elementi caratteristici di questo formato:

  • il codice ufficio: necessario ad indirizzare correttamente la fattura alla Pubblica Amministrazione destinataria della stessa (l'elenco dei codici è reperibile sul sito www.indicepa.gov.it);
  • il codice CIG (Codice Informativo di Gara): codice identificativo associato ad un appalto o ad un lotto;
  • il codice CUP (Codice Unico di Progetto).

I codici CIG e CUP non sono sempre obbligatori; nello specifico il primo non è obbligatorio nel caso in cui il contratto concluso con la PA non è un appalto (ad esempio contratti di lavoro conclusi dalle stazioni appaltanti con i propri dipendenti, contratti aventi ad oggetto l'acquisto o la locazione di terreni, fabbricati esistenti o altri beni immobili o riguardanti diritti su tali beni, nonché contratti relativi ai servizi di arbitrato e conciliazione), mentre il secondo non è obbligatorio nel caso in cui le fatture non siano relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e investimenti pubblici nei casi previsti dall'articolo 11 della L. 16.01.2003 n. 3.

Si consiglia, per evitare problemi nel momento della fatturazione, di acquisire già al momento della stipula del contratto di fornitura i codici che dovranno poi essere riportati obbligatoriamente nel documento. Sulla fattura così predisposta deve poi essere apposta la marca temporale e la firma digitale prima di procedere all'invio.

L'invio della fattura e gli esiti

La fattura elettronica non viene trasmessa dal cessionario/prestatore direttamente alla Pubblica Amministrazione, ma la trasmissione passa attraverso un Sistema di Interscambio Dati (SDI) istituto al Ministero dell'Economia e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie (Agenzia delle Entrate, mediante Sogei).

Modalità di trasmissione attraverso il sistema di interscambio

Per la trasmissione della fattura elettronica al SDI e da questi ai soggetti destinatari è possibile scegliere tra uno di questi canali:

  • posta elettronica certificata (PEC);
  • sito WEB preposto;
  • web service;
  • protocollo FTP;
  • porta di dominio (solo per i soggetti attestati sul Sistema pubblico di connettività).

Il primo strumento presuppone il possesso di una casella PEC, mentre per l'invio via web occorre disporre di una Carta nazionale dei servizi, o essere registrati ai canali Entratel e Fisconline.

Per avvalersi degli ultimi tre strumenti è necessario essere accreditati; la richiesta di iscrizione può essere predisposta online al sito www.fatturapa.gov.it e successivamente deve essere firmata digitalmente e inviata via PEC al SDI.

Il sistema di interscambio, ricevuta la fattura attraverso uno dei suindicati canali preposti, la controlla, "legge" il codice ufficio destinatario e la inoltra all'Amministrazione utilizzando il canale di ricezione scelto tra quelli sopra indicati.

Il sistema di interscambio fornisce sempre una ricevuta al soggetto che ha trasmesso la fattura, che a seconda dei casi può essere:

  • ricevuta di scarto: nel caso in cui il documento non abbia superato i controlli del SDI (a titolo esemplificativo nel caso in cui non sia indicato il codice ufficio destinatario si riceverà tale notifica);
  • ricevuta di consegna: significa il SDI ha inoltrato con successo la fattura all'Ufficio indicato;
  • ricevuta di mancata consegna: nel caso in cui la fattura, pur non presentando errori che ne determinano lo scarto, per qualche motivo non riesce ad essere inoltrata alla PA. In tal caso nei successivi 10 giorni il SDI effettua ulteriori tentativi e se non vanno a buon fine trasmette un'attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito (che è un documento informatico contenente la fattura inviata). Il soggetto che ha emesso la fattura può, a questo punto, inoltrare la fattura all'Amministrazione attraverso canali alternativi rispetto al processo ordinario che ha avuto esito negativo.

La fattura si considera a tutti gli effetti emessa dal momento in cui viene recapitata la ricevuta di consegna ovvero quella di mancata consegna.

La fattura che viene ricevuta dal SDI e considerata idonea per essere inoltrata all'Ufficio indicato, rimane "in gestione al SDI" per un periodo massimo di 15 giorni che trascorrono dal primo tentativo di invio.

Entro tale termine l'Amministrazione ha facoltà (e non l'obbligo) di inviare una notifica contenente l'esito positivo ovvero negativo nel caso in cui siano presenti errori, anche di tipo contabile. Il SDI procede all'inoltro delle notifica di esito al soggetto che ha emesso la fattura.

In ogni caso, superati 15 giorni dal primo tentativo di inoltro, il SDI invia, sia al trasmittente che al destinatario, la notifica di decorrenza dei termine che comunica alla parti la chiusura del processo di gestione della fattura all'interno del SDI.

La conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva ha inizio con la memorizzazione dei documenti e termina con la sottoscrizione elettronica da parte del responsabile della conservazione e l'apposizione della marca temporale che rende certa ed opponibile a terzi una determinata data.

Una volta effettuata la memorizzazione dei documenti, il responsabile della conservazione deve apporre sul singolo documento informatico:

  • la firma digitale: attraverso l'utilizzo della smartcard ovvero di una carta elettronica dotata di un microprocessore;
  • il riferimento temporale: cioè informazione contenente la data e l'ora dell'invio;
  • l'impronta: attraverso l'impiego di un apposito programma viene associata una sequenza di simboli binari (40 caratteri alfa numerici) attraverso una funzione matematica.

Attraverso l'apposizione dell'impronta risulta di fatto impossibile rigenerare il documento informatico di partenza. È prevista una scadenza entro la quale il processo di conservazione deve essere effettuato; ovvero entro 15 giorni dal ricevimento / emissione della fattura.

Le impronte ottenute devono poi essere raccolte in una evidenza informatica annuale (ovvero un file) in formato Txt (blocco note) in cui viene riportato il nome del singolo documento informatico, il codice alfanumerico di 40 cifre, il riferimento temporale, il nome del file pdf e il nome del file firmato.

L'evidenza informatica così ottenuta, che funge da archivio in quanto contiene l'impronta dei singoli documenti, viene a sua volta firmata digitalmente dal responsabile della conservazione e marcata con l'apposizione della marca temporale.

È obbligatorio trasmettere annualmente all'Agenzia delle Entrate, entro il quarto mese successivo alla presentazione della Dichiarazione dei Redditi, Iva, Irap, una comunicazione specifica contenente l'impronta e la marca temporale dell'archivio di conservazione.

La conservazione dei documenti informatici

La fase finale del processo di conservazione avviene mediante la memorizzazione dei documenti informatici insieme all'evidenza informatica firmata, marcata temporalmente e trasmessa all'Agenzia delle Entrate su in idoneo supporto informatico di memorizzazione (CD, DVD, dischi ottici, server…).

I servizi di supporto a favore delle PMI

Ai fini di agevolare le PMI in vista dell'imminente adempimento, è previsto un servizio di supporto a cui è possibile accedere mediante il programma degli acquisiti in rete (www.acquistinretepa.it), a cui è possibile iscriversi sottoscrivendo un documento di adesione e firmandolo digitalmente.

L'adesione a tale servizio permette di generare la fattura nel formato richiesto dal SDI tramite l'inserimento manuale dei dati attraverso un'interfaccia web oppure tramite l'upload dei files nel formato definito.

Il sistema provvede successivamente alla trasmissione delle fatture al SDI e rende disponibili alle imprese, in un'apposita sezione del sito, tutte le ricevute e le notifiche del SDI. Permette infine di effettuare la conservazione sostitutiva per adempiere alle disposizioni di legge. Si specifica che il servizio è totalmente gratuito.

I termini di decorrenza

L'entrata in vigore delle nuove disposizioni è prevista in due distinte date: il 6 giugno 2014 per i ministeri e le loro articolazioni, le agenzie fiscali e gli enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale tra cui l'Inpdap, Inail e Inps.

Per le altre amministrazioni, comprese quelle locali la scadenza per l'adeguamento alle nuove disposizioni è fissata al 31 marzo 2015. Per ogni ufficio destinatario di fatturazione elettronica è pubblicata sul sito IPA la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è attivo.

Entro i tre mesi successivi all'entrata in vigore dei suddetti termini, le Amministrazioni non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno in forma parziale, finché non si procederà all'invio in forma elettronica.

In questo periodo di transizione le Amministrazioni possono ancora accettare e pagare le fatture cartacee che sono state emesse prima del 6 giugno 2014 e pervenute in una data successiva agli Uffici (si pensi all'ipotesi di spedizione via posta che di norma richiede qualche giorno); mentre non è previsto alcuna deroga per i fornitori che sono tenuti ad adeguarsi ai nuovi adempimenti in tempi ristretti.